Policy avseende integritet och marknadsföring vid användning av bokningstjänsten till Hestraviken

1. Allmänt

1.1 Denna policy avseende integritet och marknadsföring (”Integritetspolicy”) beskriver hur Hestraviken AB, org. nr 556262-5565, Box 117, 335 03 Hestra, e-post: info@hestraviken.se (”Hestraviken”, ” vi”) samlar in, använder, lämnar ut och lagrar dina personuppgifter.

1.2 Integritetspolicyn gäller Hestravikens behandling av personuppgifter som samlas in vid användning av bokningstjänsten och då endast för bokningar som görs till Hestraviken.

1.3 Du ska alltid känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi vill med denna Integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning (GDPR).

1.4 Hestraviken ansvarar inte för webplatsen där bokningstjänsten finns eller för bokningar som görs genom tjänsten till andra hotell.

2. Personuppgiftsansvarig

2.1 Hestraviken är personuppgiftsansvarig för vår behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

2.2 Personuppgiftsbiträde
Webbplatsens boknings del är producerad av Visittravelcom Technology Group AB (www.visitgroup.com) som hostar bokningen. Personuppgiftsbiträdet äger ej rätt att behandla personuppgifter annat än för att säkerställa tjänsten som Personuppgiftsansvarige anlitat dem till.

2.3 Övriga Personuppgiftsbiträden som behandlar dina uppgifter för vår räkning.

  • AK Techotel AB – Bokningar
  • Benchmarking Alliance – Bokningar
  • Intercom R&D Unlimited Company – Chat
  • Loopon – Gästenkäter
  • Multinet – Nyhetsbrev
  • Nets Holding A/S – Kortbetalningar
  • Aspia/Fortnox – Fakturor
  • Stripe – Presenkortsköp
  • Via Systems A/S – Bokningar
  • Visittravelcom Technology Group – Bokningar via Countryside Hotels eller Svenska Möten
  • Yield Planet – bokningar
  • Mysaftey – Avbeställnings försäkring

3. När behandlar vi dina personuppgifter?

3.1 Hestraviken samlar in och behandlar personuppgifter om dig när du använder dig av kontaktformulären i bokningen på webbplatsen.

4. Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

4.1 För dig som fyller i bokningsformulär
De personuppgifter Hestraviken samlar in och behandlar om dig som använder våra bokningsformulär på vår webbplats är:
• Företagsnamn eller organisation
• Kontaktperson (namn)
• Adress
• Postadress
• E-post
• Telefonnummer
• Ankomstdatum
• Avresedatum
• Antal vuxna
• Antal barn
• Antal hotellrum
• Paket och produkter
• Typ av rum
• Särskilda önskemål
• Kreditkortsnummer

5. Varför behandlar vi uppgifter om dig?

5.1 För dig som fyller i bokningsformulär

Hestraviken behandlar personuppgifter för dig som fyller i bokningsformulär i syfte att:
• Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som kund, såsom tillhandahållande av support.
• Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som för att besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter.
• Lämna information och rikta marknadsföring, per post, e-post, SMS/MMS samt telefon avseende Hestravikens varor och tjänster.
• Hantera kundförhållandet och tillhandahålla våra tjänster.
• Följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagar.

6. De lagliga grunderna för vår behandling av dina personuppgifter

6.1 Hestraviken baserar behandlingen av dina personuppgifter på ett antal lagliga grunder. Dessa beskrivs i det här avsnittet.

6.2 Vi behandlar bland annat dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet med dig som kund, så som för att kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund. Med stöd av denna lagliga grund behandlar vi uppgifter om dig som kund, ditt beteende på vår webbplats, din interaktion med Hestraviken samt ditt intresse av våra tjänster.

6.3 En del av den behandling av personuppgifter som vi utför baserar sig på en så kallad intresseavvägning. Detta gäller exempelvis den behandling vi utför för att kunna skicka e-post till dig om våra tjänster samt för att göra en begränsad segmentering av kunder, t.ex. baserat på statistik från e-postutskick. Hestraviken behandlar inte känsliga personuppgifter med stöd av en intresseavvägning och utför ingen behandling som utgör profilering med stöd av en intresseavvägning.

6.4 I vissa fall kan Hestraviken ha en rättslig förpliktelse att behandla dina personuppgifter. Detta gäller till exempel för den behandling av personuppgifter som vi utför för att kunna uppfylla bokföringslagens krav.

7. Profilering

7.1 Hestraviken kan behandla dina personuppgifter genom profilering om du är kund. Om du är kund analyseras information om hur du använder vår webb, vilka av våra nyhetsbrev du interagerat med för att tillhandahålla dig utskick som vi tror passar dig.

7.2 Du kan närsomhelst invända mot behandling av personuppgifter genom profilering. Detta gör du genom att ringa oss eller genom att kontakta info@hestraviken.se. När Hestraviken har mottagit din anmälan kommer vi att upphöra med att behandla dina personuppgifter för detta ändamål.

8. Hur länge sparar vi uppgifter om dig?

8.1 Dina personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy. Hestraviken kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa lagkrav eller för att bevaka Hestravikens rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process.

8.2 Hestraviken sparar uppgifter om kunder i högst 24 månader efter det att kunden senast integrerat med Hestraviken.

9. Vem lämnar vi ut personuppgifter till?

9.1 Vi kommer inte att sälja eller dela med oss av dina personuppgifter till tredje part om vi inte har ditt tillstånd till det.

9.2 Finns det lagkrav om utlämning av personuppgifter till tex. myndigheter kan dina uppgifter komma att lämnas ut i enligt med lagen.

10. Ändring av integritetspolicy

10.1 Hestraviken har rätt att när som helst ändra Integritetspolicyn. Hestraviken kommer att med rimligt varsel underrätta dig vid ändringar av Integritetspolicyn.

11. Skyddet av dina personuppgifter

11.1 Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Hestraviken har därför vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Exempelvis sparas alla uppgifter om kunder samt Kontoinnehavare i en databas som är skyddad genom behörighetsstyrning och brandvägg.

12. Dina rättigheter

12.1 Hestraviken ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

12.2 Hestraviken kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

12.3 Du har rätt att begära
a. Tillgång till dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära ett registerutdrag över den behandling som vi genomför avseende dina personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Du har rätt att en gång per kalenderår, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Du har även rätt att i registerutdraget få information om var uppgifterna har hämtats ifrån om personuppgifterna inte har samlats in från dig, förekomsten av automatiserat beslutsfattande (inklusive profilering) samt den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller kriterierna som används för att fastställa denna period. Du har vidare rätt att i registerutdraget få information om dina övriga rättigheter som anges i denna punkt.
b. Rättelse av dina personuppgifter. Vi kommer på din begäran att så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga uppgifter vi behandlar om dig.
c. Radering av dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för. Det kan dock finnas lagkrav på att vi inte omedelbart får radera dina personuppgifter i exempelvis bokförings- och skattelagstiftning. Vi kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål än att följa lagstiftningen.
d. Begränsning av behandling. Det innebär att dina personuppgifter markeras så att de endast får behandlas för vissa avgränsade ändamål. Du kan bland annat begära begränsning när du anser att dina uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse enligt punkt 12.3 b). Under tiden uppgifternas korrekthet utreds kommer behandlingen av dem att begränsas.

12.4 Hestraviken kommer att underrätta varje mottagare till vilken personuppifterna har lämnats ut enligt punkten 10 ovan om eventuella rättelser eller radering av uppgifter samt begränsning av behandling av uppgifter.

12.5 Du har rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som utförs med stöd av en intresseavvägning. Om du invänder mot sådan behandling kommer vi enbart att fortsätta behandlingen om det finns berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen.

12.6 Om du inte vill att vi behandlar dina personuppgifter för direkt marknadsföring har du alltid rätt att invända mot sådan behandling genom att skicka ett mail till info@hestraviken.se. När har vi mottagit din invändning kommer vi att upphöra med att behandla personuppgifterna för sådant marknadsföringsändamål.
12.7 Du har rätt att inge eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen.

13. Produktion

13.1 Webbplatsens del med bokning är producerad och hostad av Visittravelcom Technology Group AB (www.visitgroup.com)

14. Kontaktinformation

14.1 Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor om denna Integritetspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag. Vår kontaktinformation: Hestraviken hotell och restaurang • 335 03 Hestra • Tel 0370-33 68 00 • info@hestraviken.se